Zarządzanie przestrzenią biurową

Efektywne zarządzanie przestrzenią biurową – co to znaczy?

W ramach optymalizacji kosztów operacyjnych, coraz więcej firm podejmuje decyzję o relokacji pracowników z oddziałów rozproszonych w regionie do jednego, centralnego biura. Takie zadanie to dla osób odpowiedzialnych za inwestycje, utrzymanie obiektów czy środowisko pracy, ogromne wyzwanie. Jak ocenić ilu pracowników zmieści się w nowym biurze? W jaki sposób przydzielić im stanowiska pracy? Jak oszacować współczynnik liczby pracowników do liczby biurek? Poznaj zestaw narzędzi przydatnych do zarządzania powierzchniami biurowymi.

Firmy nie korzystają z 40% powierzchni swoich biur, zaniedbując planowanie przestrzeni biurowej

Z analiz firmy konsultingowej JLL wynika, że większość korporacji zmaga się z trafnym zdefiniowaniem, jakiej wielkości powinno być ich biuro. Badania pokazują, że średnio organizacje wykorzystują swoją przestrzeń biurową tylko w 60%. Z drugiej strony, aż 70% firm działających w Europie Środkowo-Wschodniej przyznaje, że analizuje zajętość i zajmuje się planowaniem przestrzeni biurowej. Z czego zatem wynika problem z przeszacowaniem skali biura i płaceniem za niewykorzystane m2? Trudność tkwi w jakości zbieranych danych. Chociaż firmy śledzą zużycie przestrzeni przez użytkowników, pomiary najczęściej odbywają się poprzez obserwacje. Pracownik przechodzi przez biuro, odwiedza każde pomieszczenie i notuje, ile osób się w nim znajduje. Tak zebrane dane mogą stanowić pewien punkt odniesienia, są jednak łatwe do podważenia. Dlaczego? Po pierwsze nie są prowadzone w trybie ciągłym, a tylko kilka razy w roku. Po drugie biuro to przestrzeń o wysokiej dynamice, ludzie przemieszczają się z miejsca w miejsce, czego nie wychwyci obserwujący pracownik. Po trzecie dane będą uzależnione od dnia, w którym je przeprowadzamy i nie jest to tylko kwestia świąt czy dni wolnych od pracy, ale także kalendarza firmowego. Jest mnóstwo powodów, dla których opieranie się na takiej jakości danych przy decyzjach o wielkości najmu, a także przy zarządzaniu przestrzenią biurową, nie jest dobrym rozwiązaniem.

Inteligentne sensory wspierają efektywne zarządzanie przestrzenią biurową

Dużym ułatwieniem w procesie planowania przestrzeni biurowej są raporty z analizy zajętości i wykorzystania przestrzeni przygotowywane dzięki informacjom zbieranym przez specjalne sensory, które dokonują pomiaru w oparciu o technologię podczerwieni. W efekcie są w stanie dokładnie oszacować, ile osób znajduje się w pomieszczeniu, a tym samym analizować zajętość i dostępność biurek czy sal konferencyjnych w czasie rzeczywistym, jednocześnie dostarczając dane historyczne. Sieć inteligentnych sensorów jest jednym z elementów infrastruktury systemu Interact Office, który powstał, aby wykorzystać potencjał trzech sprawdzonych technologii: LED, Internetu Rzeczy i chmury obliczeniowej w celu lepszego zarządzania powierzchniami biurowymi. Sercem systemu jest platforma chmurowa, która przechowuje zebrane dane. Drugim istotnym elementem rozwiązania jest infrastruktura oświetleniowa. Każda oprawa LED jest wyposażona w dedykowany sensor, który analizuje zajętość przestrzeni. Oprawy komunikują się ze sobą, tworząc sieć inteligentnych urządzeń, które przesyłają informacje do chmury. Tak działająca instalacja służy kilku celom:

Przekuj wiedzę o zarządzaniu przestrzenią w oszczędności

Pierwszym budynkiem, który wyposażono w system Interact Office i specjalne sensory mierzące zużycie przestrzeni, był budynek The Edge i biuro firmy Deloitte, ogłoszone najbardziej nowoczesnym na świecie. Zbierając dane o wykorzystaniu biura po trzech latach firma Deloitte zmniejszyła koszt przestrzeni przypadającej na pracownika o 35%, jednocześnie dodając do tego samego biura aż 1000 pracowników więcej niż założono na początku.

Nowoczesne systemy planowania przestrzeni biurowej takie jak Interact Office to szansa na budowanie przez najemców strategii zarządzania nieruchomościami w sposób bardziej przemyślany i rozsądniejsze gospodarowanie budżetem inwestycyjnym dzięki wiarygodnym danym. Przestrzeń: ma kluczowe znaczenie dla szybkiego i elastycznego budowania sprawdzonych rozwiązań, które służą rzeczywistym potrzebom użytkowników końcowych.

Udostępnij artykuł

Jak zapewnić pracownikom bezpieczne biuro?

Sprawdź jak dziś może wyglądać bezpieczne środowisko pracy. Planuj i zarządzaj zdalnie miejscami pracy i analizuj zużycie przestrzeni biurowej. Zapisz się na konsultację online i poznaj praktyczne przykłady zastosowania technologii IoT lighting w pracy w modelu hybrydowym. A także, odkryj metodę dezynfekcji biura dzięki UV-C.

Dowiedz się więcej

Nasze realizacje

Najnowsze, zrealizowane projekty Interact.

Dowiedz się więcej