De grote verandering in 'aanwezigheid' op de werkplek

Het is bekend dat de pandemie het kantoorleven heeft stopgezet. Nu bedrijven bezig zijn om medewerkers weer naar kantoor te halen, hebben we geaccepteerd dat de wereld van het werk niet meer hetzelfde is. Maar iets minder bekend is het effect van het coronavirus op de betekenis van 'aanwezig' zijn op het werk. De verandering in betekenis daarvan belooft een van de grootste fundamentele veranderingen te zijn die voortkomen uit de pandemie. Het is ook een van de meest ondergewaardeerde veranderingen, vooral in relatie tot de impact die deze heeft op de manier waarop kantoorgebouwen worden beheerd en gebruikt.
 

Voordat COVID-19 de wereldeconomie verstoorde, was er een algemene betekenis van 'aanwezig' zijn op het werk. Het hield in dat mensen elke dag aanwezig waren in een bepaald kantoorgebouw. Er was zelfs een term, presenteïsme, om de extremen van dit fenomeen te beschrijven. Ook waren er uitgebreide protocollen rondom vergaderingen en samenwerking, op basis van een gedeelde locatie in een fysieke ruimte. Werving, training, promotie en andere vormen van carrièreontwikkeling waren voornamelijk afhankelijk van de fysieke aanwezigheid op de werkplek voor een groot deel van de werktijd.
 

Maar omdat COVID-19 de opkomende trend van flexibel werken en werken op afstand heeft versneld, is het concept van 'aanwezig' zijn op het werk veranderd. Aanwezigheid is complexer geworden: het is niet langer afhankelijk van een gedeelde, fysieke locatie. Medewerkers kunnen ook 'digitaal aanwezig' zijn op de werkplek nu ze flexibeler werken in verschillende situaties. Ze kunnen thuis werken, werken met online samenwerkingstools of met andere digitale middelen. Personen en teams bevinden zich dus nu in een tijd, plaats en ruimte die niet meer is beperkt tot een enkel kantoor. 'Aanwezigheid' was ooit synoniem met synchroon werken, waarbij mensen op hetzelfde moment samenwerkten aan zaken (gewoonlijk op één en dezelfde kantoorlocatie). Nu is het ook een aspect van asynchroon werken, waarbij het werk niet door iedereen op hetzelfde moment wordt uitgevoerd en de cloud de belangrijkste locatie is. 

Tegen deze achtergrond wordt het duidelijk dat de nieuwe definitie van 'aanwezigheid' ook andere eisen stelt aan het kantoorgebouw. Het kan niet langer een stil omhulsel zijn waarin op synchrone wijze werk wordt uitgevoerd, door een personeelsbestand dat op consistente en onveranderlijke wijze aanwezig is. In het post-pandemische tijdperk moet het kantoor een smart en connected gebouw worden die de interacties van kantoormedewerkers kan beheren, ook als hun aanwezigheid fluctueert op basis van de vraag en er meer onvoorspelbare werkpatronen voorkomen.
 

In de nieuwe wereld van het werk blijft het kantoorgebouw een cruciale rol spelen als hub voor cultureel en sociaal kapitaal, om te innoveren en personeel te trainen. Maar het is niet langer het enige werkkanaal en er is ook geen dagelijkse aanwezigheid meer nodig. Sommige commentatoren hebben het over 'multichannel' werken. Dit houdt in dat medewerkers in de toekomst via meerdere kanalen werken; thuis, in lokale satellietkantoren, in samenwerkruimtes, op locatie bij een klant etc. Het is de taak van het kantoorgebouw om een 'eerste keus bestemming' te worden, waar de juiste mensen op het juiste moment bij elkaar kunnen komen met de juiste middelen voor bepaalde fysieke activiteiten.
 

De term 'multichannel werken' is een bewuste echo van multichannel retail. De overstap van retailers naar online commerce, het samenvoegen van digitale verkoopkanalen met de fysieke aanwezigheid in een winkel, is een bruikbare parallel voor de uitdagingen rondom hybride werkmodellen waar de kantoorsector nu mee te maken heeft. Bij retailers gaat het om de klantbeleving en loyaliteit, voor een kantoor gaat het om de beleving en betrokkenheid van de medewerker. Een werkplek waarin de medewerker meer centraal staat is misschien zelfs wel onvermijdelijk, nu deze 'klanten' hebben geproefd van meer autonomie tijdens de lockdowns en meer keus hebben over waar ze kunnen werken. 

Als het personeel zich over allerlei locaties verspreid, zorgen deze veranderende parameters in de aanwezigheid er ook voor dat het niet eenvoudig is om hen overal een gelijke werkervaring te bieden. Dit kan het best worden beschreven als de zoektocht naar 'digitale gelijkheid'. Vóór de pandemie was het bij een samenwerking via verschillende kanalen (bijvoorbeeld mensen die fysiek in een kantoor bij elkaar kwamen en anderen die virtueel meededen) zo dat virtuele deelnemers minder goed konden deelnemen dan de mensen in de vergaderruimte. Virtuele aanwezigheid was een tweederangs plek. De verschuiving naar hybride werk als permanenter model biedt de gelegenheid om deze verschillen recht te trekken en één gelijke beleving te creëren voor alle kanalen. Slimme kantoorsystemen dragen bij aan dit proces en er zijn al veel innovaties beschikbaar op dit gebied.
 

Nu mensen op hybride manieren gaan werken, hebben we vergaderruimtes nodig met geavanceerde audiovisuele technologie en een ontwerp dat een gelijke beleving biedt voor alle kanalen. Werkplekapps kunnen ook zorgen voor digitale gelijkheid en kunnen de gemengde werkplekervaring opnieuw definiëren. Door te delen wie er op een bepaalde dag op kantoor is, of door te suggereren wat een goede tijd zou zijn om op kantoor te zijn, en door een uitstekende gebruikerservaring te bieden op het moment dat mensen op kantoor arriveren, wordt de app de toegangspoort tot deze werkplekbeleving.
 

Omdat steeds meer bedrijven gaan werken via mobiele telefoons, worden smartphones zelfs een proxy voor de fysieke aanwezigheid op het werk, die de werkplek voorbereidt op de komst van de persoon naar kantoor. Van het aangeven van de aanwezigheid van collega's tot het uitzetten van een route naar een geboekte vergaderruimte, het bestellen van eten, het controleren van de beschikbaarheid van lessen of de wachttijd bij Apple's Genius Bar; het zorgt voor een nieuwe vorm van interactie met de werkplek. Maar dit is niet de enige technologie die de betekenis van aanwezigheid verandert. 

Neem bijvoorbeeld de opkomst van digitale whiteboards, die het gat dichten tussen fysieke en virtuele deelnemers in vergaderingen door alle gegevens op deze borden op te slaan en naar alle deelnemers te versturen. Dit betekent dat alle deelnemers aan het einde van de vergadering dezelfde informatie hebben die op gelijke basis met hen is gedeeld. Of neem de investeringen van bedrijven op grote schaal in augmented reality (AR) en virtual reality (VR), als onderdeel van hun strategie om te kunnen samenwerken met verspreide teams en klanten.
 

PricewaterhouseCoopers, een bedrijf voor professionele dienstverlening, heeft bijvoorbeeld duizenden VR-headsets aangeschaft zodat er een gelijk speelveld is voor medewerkers die tijdens teamvergaderingen 1,5 meter afstand moeten bewaren. Het bedrijf is bezig met een nieuwe kantoorindeling met ontmoetingsruimtes in caféstijl. Tegelijkertijd wordt het aanbod van VR-headsets verdubbeld. De directie van Fidelity International heeft ondertussen geëxperimenteerd met een VR-auditorium, waarbij er vragen van collega's werden beantwoord en er door gangpaden op en neer werd gelopen in een virtuele omgeving. Bank of America heeft een samenwerking aangekondigd met de VR-start-up Strivr om gebruik te maken van VR in trainingen.
 

Terwijl AR en VR nu veel aandacht krijgen tijdens de technologische boost die is versneld door de pandemie, experimenteren bedrijven ook met avatars en extended reality (XR). Daarbij wordt gebruik gemaakt van technologie uit de gamingsector om de beleving en betrokkenheid van medewerkers te transformeren. Wetenschappelijk onderzoek ondersteunt het idee dat virtuele omgevingen een soortgelijke impact kunnen hebben als de fysieke omgeving. Dat betekent dat werkscenario's op afstand kunnen worden gesimuleerd. Uit onderzoek van IBM blijkt dat XR-werkplekoplossingen de tijd voor medewerkers om taken af te ronden aanzienlijk verlaagt. Ook kunnen vaardigheden sneller getraind worden, worden er minder fouten gemaakt, en is er minder behoefte aan support. Alhoewel XR al een aantal jaren op de radar staat, ontdekken veel grote ondernemingen nu pas de mogelijkheden hiervan om aanwezigheid anders vorm te geven.

Maar voordat we te ver vooruitlopen op sciencefictionachtige scenario's moet er vermeld worden dat er sinds het begin van de COVID-19-crisis verschillende enquêtes zijn gehouden onder medewerkers wereldwijd waaruit een andere oplossing naar voren komt. Hieruit blijkt dat mensen niet de hele dag op afstand willen werken met behulp van een VR-headset. Medewerkers willen over het algemeen terugkomen naar kantoor, vooral jongere medewerkers, maar ze willen niet elke dag naar kantoor. Ook willen ze niet terug naar de situatie zoals deze voor de pandemie was. Ze willen terug naar een slimmere werkomgeving waarin de mens meer centraal staat. Dit past beter bij hun behoeftes en verwachtingen. 
 

Flexibele modellen moeten worden ingezet, zodat medewerkers de autonomie en keus hebben om te bepalen hoe ze op kantoor werken en wanneer ze naar kantoor toe komen. Alhoewel dit duidelijk een eis is waarover niet valt te onderhandelen, brengt dit ook nieuwe uitdagingen met zich mee voor organisaties, vooral met betrekking tot het management van teams en de bezettingsgraad in het kantoor. Drie dagen per week op kantoor en twee dagen ergens anders is het model wat nu door veel werkgevers wordt aangekondigd. Dinsdag, woensdag en donderdag worden gezien als de populairste dagen om naar kantoor te komen, alhoewel dit volgens onderzoekers geen vaststaand feit is.
 

Dit betekent dat er verschillende bezettingsbeperkingen en overwegingen zijn gedurende de week en dat de fysieke aanwezigheid van medewerkers in het gebouw wekelijks zal variëren. De enige manier waarop organisaties veerkracht kunnen opbouwen en zich kunnen voorbereiden op veranderingen in de aanwezigheid is door middel van gegevensverzameling en analyses over de bezetting. We gaan ervan uit dat connected slimme systemen worden gebruikt om de veiligheid van de werkplek te promoten, maar ze kunnen ook worden gebruikt om een veerkrachtigere omgeving te creëren voor de toekomst. De nadruk ligt bij deze systemen op het omschakelen van het bevorderen van toevallige ontmoetingen en het promoten van creativiteit vóór de pandemie naar de veiligheid van mensen en het programmeren van gebouwen op basis van afstandsprotocollen ná de pandemie.
 

Al enige tijd zorgen slimme indoor navigatie en trackingtoepassingen ervoor dat medewerkers hun werkplek efficiënt kunnen gebruiken. Nu kunnen zij mensen begeleiden naar minder drukke ruimtes in het kantoor. Dezelfde connected systemen kunnen ruimtes in het kantoor identificeren die druk bezet zijn geweest en inplannen dat delen van het kantoor worden gedesinfecteerd. Met gegevens van slimme sensoren kan er niet alleen een veiliger kantoorontwerp komen op basis van de klimaatregelingssystemen, maar kan er ook beter worden bepaald hoe het kantoor wordt gebruikt en wanneer. Ruimtebeheertoepassingen geven besluitvormers een goede indicatie over de gebruiksniveaus in de loop van de tijd, zodat er niet meer gespeculeerd hoeft te worden en er geen voorspellende analyses nodig zijn voor de langetermijnplanning. Deze speculaties en voorspellingen worden vervangen door harde data.