Het connected kantoor is flexibel

Interoperabiliteit is belangrijk om het immense potentieel van slimme systemen te verwezenlijken. Maar een 'ecosysteembenadering' van het Internet of Things (IoT), hoe belangrijk ook, is bij lange na niet genoeg. Schaalbaarheid is ook belangrijk. Systemen moeten kunnen groeien en complexer kunnen worden op basis van de veranderende behoeftes van de bedrijven, steden en andere organisaties die er gebruik van maken. Een organisatie die is voorzien van een systeem dat moeiteloos opgeschaald kan worden, kan allereerst de basisopties of kritieke functies naar behoefte implementeren voor een bepaalde ruimte of bepaald gebouw, en op een later tijdstip bereik en mogelijkheden toevoegen op basis van schema's en begrotingen of wanneer toekomstige behoeften veranderen.
 

De tijd van schaalbaarheid in slimme systemen is aangebroken. De industrie neigde al in deze richting, maar de pandemie heeft ten minste drie factoren geïntroduceerd die de interesse en omschakeling hebben versneld.
 

Allereerst heeft de pandemie de manier waarop we werken veranderd, waardoor velen van ons nu thuis werken. We hebben ondervonden dat we daar ook best goed kunnen werken, dankzij de nieuwste connected technologieën. Plotseling is het oude werkmodel, waarbij we elke ochtend naar een kantoor reisden en 's avonds weer naar huis gingen, niet meer zo vanzelfsprekend.
 

Dat betekent overigens niet dat het kantoor niet meer nodig is. Helemaal niet zelfs. Het kantoor is daar te waardevol voor, onder andere als ruimte voor 'radicale samenwerking' en teambuilding en als de fysieke vorm van de bedrijfsidentiteit. Dat zal niet zomaar verdwijnen. Organisaties moeten echter wel gaan nadenken over het doel van het kantoor en daarmee gaan experimenteren. Schaalbare, slimme systemen kunnen deze experimenten ondersteunen, de effecten van fouten verminderen en de operationele flexibiliteit ondersteunen. Zo kan de nieuwe kantoorgeneratie vorm krijgen.
 

Ten tweede markeert de pandemie het begin van een recessie in het commerciële vastgoed, waardoor vastgoedeigenaren zich zorgen maken over de waarde van hun bezittingen, waaronder uiteraard grote kantoorgebouwen die grotendeels leeg stonden toen medewerkers thuis moesten werken. Commerciële vastgoedeigenaren en -huurders nemen de voetafdruk van hun kantoor nu opnieuw onder de loep en schalen de ruimte voor bureaus en andere individuele werkplekken vaak af voor de omschakeling naar hybride werkmodellen. Dit kan positief zijn voor bedrijven, die hun kosten kunnen verlagen door de totale kantoorruimte, waar ze voor moeten betalen en die ze moeten beheren, te verkleinen.
 

Interesse in groene vastgoedinitiatieven en klimaatneutrale renovaties is niet nieuw. Het groene kantoorfenomeen wint al jaren momentum, overeenkomstig met de toenemende urgentie met betrekking tot klimaatverandering en andere milieugerelateerde crises. De pandemie heeft deze trend versterkt, nu vastgoedeigenaren zich er bewust van worden dat de waarde van vastgoed door deze groene initiatieven toeneemt. Groene kantoorruimtes kunnen ook strategisch worden ingezet om het merk van een bedrijf te versterken en toptalenten aan te trekken. Slimme, schaalbare systemen zijn uiterst geschikt om kantoren groener te maken.
 

Ten derde, en gerelateerd aan het tweede punt, heeft de pandemie bij medewerkers en bedrijfseigenaren voor meer bewustzijn gezorgd over de omgeving waarin ze normaal gesproken zoveel tijd doorbrengen, vooral die binnenshuis. Het gaat dan voornamelijk om het binnenklimaat en welke goede en slechte effecten dit heeft op de gezondheid en het welzijn van mensen.
 

Meer dan ooit willen medewerkers zich goed voelen in een kantoor, net zo goed als wanneer ze thuis zouden werken, zo niet beter. Bovendien willen ze zich veilig voelen. Werkgevers moeten zich er bewust van zijn dat veiligheid niet alleen te maken heeft met specifieke schoonmaak- en desinfectiemaatregelen en bezettingscontrole, maar evengoed met gevoelens van zelfvertrouwen en veiligheid van de medewerker. Als werkgevers een heilzame werkruimte bieden die niet alleen de fysieke, maar ook de mentale en emotionele gezondheid stimuleert, kunnen zij hiervan profiteren wanneer medewerkers terugkeren naar het kantoor dat ze in de lente van 2020 zo haastig hebben verlaten, zelfs als ze daar maar parttime werken. Deze werkruimtes kunnen worden gecreëerd met schaalbare, slimme technologie.

Flexibiliteit en hybride werkvormen. Duurzaamheid en groene initiatieven. Welzijn en gezondheid. In deze serie artikelen wordt gekeken naar de belangrijke rol die schaalbare systemen spelen in het vormgeven van de werkruimte in elk van deze domeinen.

Er was eens een dominant model voor kantoorwerk en dat zag er als volgt uit:
 

Elke ochtend reisden medewerkers op de een of andere manier naar een kantoor dat op een bepaalde afstand van hun huis lag. Ze brachten een bepaald aantal uren door in dit kantoor voordat ze in de avond weer op weg naar huis gingen.
 

De volgende dag deden ze weer precies hetzelfde.
 

Deze herhaling, goed of slecht, leidde tenminste tot een voorspelbaar patroon, wat goed was voor de planning. Medewerkers wisten waar ze elke dag naartoe gingen en voor hoe lang; de organisatie die hen in dienst had, wist hoeveel ruimte ze nodig hadden en wat voor type ruimte.
 

Dat model stond al een tijd onder druk, gedeeltelijk door de opkomst van technologie die werken op afstand bijna ononderscheidbaar maakte van werken op kantoor. De pandemie bewees dat werken op afstand goed haalbaar kan zijn en heeft deze druk naar een ongekend hoog niveau gebracht. Nooit eerder is er zoveel aandacht geweest voor een transformatie van de werkplek, in combinatie met de bereidheid voor verandering. Maar fundamentele structurele en conceptuele verandering heeft tijd nodig. Het zal ongetwijfeld nog een lange tijd duren voor dit nieuwe model volledig vorm heeft gekregen. Alhoewel de specifieke gevolgen van deze nieuwe werkwereld nog duidelijker moeten worden, kunnen we al een aantal algemene conclusies trekken over de toekomst.
 

Allereerst is het kantoor niet 'overbodig', zoals sommige trendwatchers voorspelden tijdens de piek van de lockdowns. De haalbaarheid van werken op afstand is onmiskenbaar, maar het is niet altijd effectief voor elke soort werk of elke soort interactie. Als de kantoorindeling goed en intelligent wordt ontworpen, met de juiste mogelijkheden, kan het een omgeving bieden waar werken op afstand nooit aan kan tippen, en een bestemming die de reis waard is.
 

Om het nieuwe model effectief te laten zijn, moeten de voordelen van werken op afstand en de voordelen van werken op kantoor gecombineerd worden, en moet de beleving van beide worden verbeterd. Er zijn veel voordelen aan een kantooromgeving, waaronder team spirit en de mogelijkheid om samen creatief te zijn. Deze worden nog belangrijker voor organisaties nu artificial intelligence in de komende decennia veel operationele bedrijfsactiviteiten gaat overnemen. Werken op afstand zorgt voor voordelen op het gebied van levensstijl en flexibiliteit in de planning, gemak en het fysieke en emotionele comfort van onze persoonlijke omgeving. Het nieuwe kantoormodel stelt ons idealiter in staat het beste van twee werelden te combineren.
 

Sommige experts zijn ervan overtuigd dat bepaalde bedrijven een nieuwe hybride benadering als een op zichzelf staand voordeel zien, op gelijke hoogte met vakantiedagen, prestatiebonussen en leningen met een lage rente, maar dan meer gepersonaliseerd naar de voorkeuren van de medewerker. Werkgevers kunnen potentieel talent aantrekken met combinaties van werk op kantoor en op afstand. Ze kunnen bijvoorbeeld beloven dat deze topman vanuit een skihut in de bergen kan werken tijdens een sneeuwrijke winter; of deze veelgevraagde technicus toestaan om te werken vanuit haar strandhuisje, waarbij zij een aantal van tevoren afgesproken vergaderingen per jaar bijwoont op het hoofdkantoor in een stad ver weg.
 

Op het gevaar af voor de hand liggend te zijn, geeft het model van de toekomst een nieuwe definitie aan 'op kantoor zijn'. Die zinsnede betekent niet langer een onafgebroken fysieke aanwezigheid in een kantoor van 9 tot 5. 'Op kantoor' verliest de ruimtelijke connotatie en krijgt een betekenis van activiteit, die niet langer verbonden is aan een specifieke fysieke omgeving. Als virtuele deelname aan vergaderingen en andere werkfuncties zijn stigma nog niet had verloren nu het 'kantoor als service' opkomt, dan zal dat binnenkort wel het geval zijn.

Hoe verandert de fysieke kantoorindeling als gevolg van de nieuwe werkcultuur? Niemand kan dat nog met zekerheid zeggen, maar het is wel mogelijk een aantal onderbouwde voorspellingen te doen.
 

Hoe de ontwikkeling ook zal zijn, het belangrijkste principe is flexibiliteit. Kantoorruimtes worden flexibel en multifunctioneel. Denk aan een organisatie die hun medewerkers  een aanzienlijk percentage 'flextijd' geeft waarin ze thuis mogen werken als ze dat willen. Soms zullen ze dat niet willen, bijvoorbeeld als er kinderen in huis rondlopen tijdens de zomervakantie, of omdat ze gewoon niet meer alleen thuis willen zitten. Tenzij er strenge regels zijn, of er een gepubliceerd schema is waarin is bepaald welke medewerkers wanneer naar kantoor mogen komen, zal het aantal medewerkers op locatie onvoorspelbaar zijn. Kantoren moeten snel kunnen schakelen om dagelijkse (of zelfs uurlijkse) veranderingen in de bezetting mogelijk te maken, met behulp van modulaire apparatuur die snel geconfigureerd kan worden. Als er maar een paar mensen in het kantoor aanwezig zijn, bijvoorbeeld tijdens de zomermaanden wanneer veel medewerkers op vakantie zijn of thuis moeten zijn om voor kinderen te zorgen die niet op school zitten, kan de ruimte die bedoeld is voor individuele werkplekken omgetoverd worden tot ruimtes voor groepsvergaderingen of tot aantrekkelijke ruimtes voor sociale activiteiten. Werkgevers kunnen er zelfs de voorkeur aan geven om hele verdiepingen of delen daarvan geheel af te sluiten om te besparen op elektriciteit, verlichting, klimaatregeling etc. Slimme systemen die de kantoorbezetting en gebruikspatronen in real-time kunnen bijhouden en opslaan, worden belangrijke gegevensbronnen op basis waarvan werkgevers hun kantoorruimtes effectief in kunnen zetten.
 

Niet alleen de ruimtes voor individuele werkplekken worden flexibel. Een receptieruimte kan s'avonds worden omgetoverd tot een sportruimte voor groepslessen. Een binnentuin kan een plek worden voor bedrijfsgesponsorde evenementen die normaliter in behoorlijk dure banketzalen of bestuurscentra werden gehouden. In sommige gevallen kunnen medewerkers meedenken over hun werkplekken en hoe de verschillende ruimtes gebruikt kunnen worden.
 

Zulke ingebouwde flexibiliteit stelt bedrijven in staat de juiste voorzieningen te bieden om talent aan te trekken. Langer dan een jaar thuis werken heeft geleid tot een heel aantal nieuwe verwachtingen bij veel medewerkers. HR-afdelingen zullen moeten inzien dat het belangrijker is dan ooit om een 'fantastische werkplek' te bieden.