La oficina inteligente es flexible

La interoperabilidad es clave para que los sistemas inteligentes alcancen su tremendo potencial. Sin embargo, un "enfoque de ecosistema" hacia el Internet de las cosas (IoT), por importante que sea, no es suficiente. También es crucial la capacidad de escalar. Los sistemas deben poder crecer y asumir mayores niveles de complejidad a medida que cambian las necesidades de las empresas, ciudades u otro tipo de organizaciones.

Instalando un sistema que permite escalar de una manera fácil, las organizaciones pueden desplegar las capacidades básicas en un área específica de acuerdo con sus necesidades actuales y posteriormente, ir ampliando su alcance y capacidades según lo dicten los horarios, presupuestos o necesidades futuras.
 

La escalabilidad en los sistemas inteligentes es un concepto cuyo momento ha llegado. La industria ya tenía una tendencia en esta dirección, pero la pandemia ha introducido al menos tres factores que están acelerando el interés y su adopción.

En primer lugar, la pandemia transformó nuestra manera de trabajar, al sacarnos de las oficinas y forzarnos a permanecer en casa, donde descubrimos que teníamos todo lo necesario para hacer nuestro trabajo, gracias a las últimas versiones de la tecnología conectada. De repente, el viejo modelo de trabajo, en el que íbamos a una oficina cada mañana y volvíamos a casa por la noche, dejó de parecer tan inevitable.
 

Lo que no quiere decir en absoluto que la oficina esté "extinta". De hecho, es todo lo contrario. Si vemos a la oficina como un espacio para la colaboración y la formación de equipos y como la materialización física de la identidad organizacional, entre otras cosas, la conclusión es que la oficina es demasiado valiosa como para desaparecer. Pero las organizaciones tendrán que empezar a repensar su misión, para que conseguir una oficina moderna y flexible, que se adapte fácilmente a los cambios. Mientras lo hacen, la experimentación y la prueba y error serán clave. Los sistemas inteligentes escalables pueden permitir esa experimentación, suavizando los efectos del error y respaldando la flexibilidad operativa que ayudará a que surja la oficina del futuro.
 

En segundo lugar, la recesión de las propiedades comerciales que desencadenó la pandemia ha hecho que los propietarios de inmuebles sean sensibles al valor de lo que poseen, incluidos, por supuesto, los grandes edificios de oficinas que estaban prácticamente vacíos mientras los empleados tenían órdenes de quedarse en casa. Los propietarios e inquilinos de propiedades comerciales ahora están reconsiderando la huella de carbono de las instalaciones para avanzar hacia una oficina verde, a menudo reduciendo el espacio asignado a los escritorios y otros espacios de trabajo individuales para dar cuenta del cambio a modelos de trabajo híbridos. Esto es una buena noticia para las empresas que pueden reducir sus gastos generales al reducir la cantidad total de espacio de oficina que deben pagar y administrar.
 

El interés en las iniciativas de construcción ecológica y las reconversiones sin emisiones de carbono no es algo nuevo. El fenómeno de la oficina verde ha estado cobrando impulso durante años, en línea con la creciente urgencia en torno al cambio climático y otras crisis ambientales. La pandemia también ha intensificado esta tendencia, ya que los propietarios de oficinas se han dado cuenta de que estas iniciativas ecológicas pueden aumentar el valor de las propiedades. Los espacios de oficinas verdes también pueden servir como activos estratégicos que fortalecen la marca de una empresa y atraen a los mejores talentos. Los sistemas inteligentes escalables son especialmente adecuados para ayudar a que las oficinas sean más ecológicas.

En tercer lugar, y relacionado con el segundo punto, la pandemia ha hecho que los trabajadores y propietarios de negocios sean más conscientes de los entornos en los que habitualmente pasan mucho tiempo, en especial en los interiores, y cómo estos pueden afectar la salud y el bienestar de las personas, para bien o para mal. Más que nunca, los empleados quieren sentirse bien en la oficina, tan bien como se sienten cuando trabajan en casa e incluso mejor.

El modelo de trabajo tradicional ha estado bajo presión durante mucho tiempo, en parte debido a la aparición de tecnologías que hacen que trabajar a distancia sea casi indistinguible de trabajar en la oficina. La pandemia, al demostrar lo viable que puede ser el trabajo a distancia, ha intensificado esta presión a un grado sin precedentes.
 

Nunca antes se había prestado tanta atención a la transformación del lugar de trabajo, junto con tanta voluntad de cambio. Pero el cambio estructural y conceptual llevará tiempo. Sin duda, articular por completo un nuevo modelo resultará una tarea a largo plazo. Aun así, aunque los detalles de cómo será la oficina del futuro todavía están por ver, ya podemos hacer algunas inferencias sobre el mundo al que nos dirigimos. 

En primer lugar, la oficina no se ha “extinguido”, como predijeron algunos observadores de la industria durante el pico de los cierres provocados por la pandemia. La viabilidad del trabajo a distancia es ahora innegable, pero no es eficaz para todo tipo de trabajo ni para todo tipo de interacciones. Si se diseña de forma correcta, con las capacidades e inteligencia adecuadas, la oficina puede ofrecer experiencias que el trabajo a distancia simplemente no puede y convirtiéndose en un destino por el que vale la pena desplazarse.
 

Para que el nuevo modelo sea eficaz, debe combinar las ventajas del trabajo a distancia y las ventajas del trabajo en la oficina, mejorando la experiencia de ambos. Entre los múltiples beneficios que aporta la oficina se encuentran el espíritu de equipo y la oportunidad para la creatividad colaborativa, que serán aún más importantes para las organizaciones a medida que la inteligencia artificial se haga cargo de gran parte del trabajo operativo en las próximas décadas. En cuanto al trabajo a distancia, este ofrece flexibilidad en el estilo de vida y los horarios, la conveniencia y la absoluta comodidad física y emocional que asociamos con nuestros propios entornos personales. Idealmente, el nuevo modelo de oficina del futuro nos permitirá aprovechar las ventajas de ambos.
 

A riesgo de señalar lo obvio, el modelo de la oficina del futuro reflejará una nueva definición de "estar en el trabajo". Esa frase ya no denotará presencia física ininterrumpida en una oficina de 9 a 5. La frase “en el trabajo” perderá sus connotaciones espaciales y pasará a significar un modo de actividad, que ya no estará ligado a un entorno físico específico.

¿Cómo cambiará físicamente la oficina del futuro para reflejar la nueva cultura de trabajo? Nadie puede decirlo todavía con certeza, pero es posible hacer algunas predicciones informadas.
 

Independientemente de cómo se desarrollen las cosas, el pilar fundamental será la flexibilidad. El espacio de oficina se volverá reconfigurable, escalable y flexible. Teniendo en cuenta la posibilidad de teletrabajar, la densidad diaria de empleados en la oficina será impredecible por lo que se tendrán que adaptar rápidamente a los cambios de ocupación diarios (o incluso por hora), mediante el uso de equipos modulares que se puedan configurar de una forma rápida. En este sentido, los sistemas inteligentes que puedan realizar un seguimiento de la ocupación de oficinas y los patrones de uso en tiempo real e históricos, se convertirán en fuentes importantes de datos para que las organizaciones puedan equilibrar y reconfigurar sus espacios de oficina con eficacia.

Esta flexibilidad incorporada permitirá a las empresas ofrecer el tipo de servicios que atraen talento. Trabajar desde casa durante más de un año ha creado un nuevo conjunto de expectativas para muchos trabajadores. Los departamentos de recursos humanos pueden descubrir que la capacidad de ofrecer un "lugar de trabajo envidiable" es más importante que nunca.