El gran cambio de la “presencia” en la oficina del futuro

Sabemos que la vida en la oficina se detuvo a causa de la pandemia global y, aunque las empresas están volviendo a los espacios de trabajo, nos hemos hecho a la idea de que el mundo laboral ya no volverá a ser como antes. Pero lo que no se entiende tan bien, es el efecto de la crisis del coronavirus en el significado de la "presencia" en el trabajo. El replantearnos qué significa la presencia promete ser uno de los cambios más fundamentales que surjan a raíz de la pandemia. También es uno de los cambios más infravalorados, especialmente en lo que se refiere a cómo afecta al diseño y la gestión de los edificios de oficinas.
 

Antes de que la COVID-19 perturbara la economía mundial, existía una idea común de lo que significaba estar "presente" en el trabajo: normalmente significaba la asistencia diaria a un edificio de oficinas concreto. También se tenían en cuenta una serie de protocolos bien estudiados en torno a las reuniones y la colaboración que dependían del hecho de compartir un mismo espacio físico. En general, se consideraba que la contratación, la formación, el ascenso y otras formas de promoción profesional dependían totalmente de la presencia física en el lugar de trabajo durante la mayor parte de la jornada laboral.
 

Sin embargo, desde que la COVID-19 aceleró las tendencias previas hacia el teletrabajo y la flexibilidad, la idea de estar "presente" en el trabajo ha cambiado. La presencia se ha vuelto más compleja: ya no depende de la ubicación física; los empleados también pueden estar "digitalmente presentes" en el lugar de trabajo, ya que trabajan de manera más flexible en diversos entornos, incluido el hogar, mediante herramientas de colaboración en línea y otros soportes digitales. De este modo, las personas y los equipos se sitúan en un continuo de tiempo, lugar y espacio, sin estar asignados a una sola oficina. "Presencia" era antes sinónimo solo de trabajo sincrónico, en el que las personas trabajan juntas al mismo tiempo (normalmente en una misma oficina). Ahora también es un aspecto del trabajo asíncrono, en el que el trabajo no ocurre al mismo tiempo para todos y la nube es el lugar clave.

En este contexto, queda claro que la redefinición de la presencia plantea nuevas cuestiones para los edificios de oficinas. Ya no pueden ser un contenedor mudo e insensible para las actividades laborales que realiza de manera sincronizada una plantilla que asiste físicamente de forma constante e invariable. En la era post-pandémica, se debe convertir en una entidad inteligente y conectada, capaz de gestionar las interacciones de un personal de oficina cuya presencia fluctuará en función de la demanda y reflejará patrones de trabajo más impredecibles.
 

En el nuevo mundo laboral, el edificio corporativo seguirá teniendo una importancia fundamental como centro para crear la cultura y generar capital social, para cultivar la innovación y formar al personal. Pero ya no será el único canal de trabajo ni requerirá la asistencia diaria. Es lo que algunos han descrito como "trabajo omnicanal", en el que los empleados trabajarán en el futuro a través de múltiples canales: en casa, en oficinas satélite locales, en espacios de coworking, en las instalaciones del cliente, etc. La tarea del edificio de oficinas consistirá en transformarse en un "destino elegido" que reúna a las personas adecuadas en el momento oportuno con las herramientas apropiadas para determinadas actividades presenciales.
 

El término "trabajo omnicanal" reproduce de forma deliberada la terminología del retail omnicanal. El paso de las tiendas físicas al comercio en línea, fusionando los canales de venta digitales con los que requieren la presencia física en una tienda, ofrece un paralelismo útil con lo que afronta ahora el sector de las oficinas al tener que adaptarse a un modelo de trabajo más híbrido. Basta sustituir la experiencia y la fidelidad del cliente por la experiencia y el compromiso de los empleados. Un lugar de trabajo más centrado en el consumidor quizás resulte inevitable cuando los "clientes" ya han probado a disponer de una mayor autonomía en casa durante el confinamiento y ahora tienen más opciones desde dónde pueden trabajar.

Con una plantilla más distribuida garantizada, los parámetros cambiantes de la presencia hacen que sea necesario brindar a las personas igualdad de experiencia dondequiera que trabajen. Esto podría describirse como una búsqueda de la "igualdad digital". Antes de la pandemia, la colaboración a través de los distintos canales de trabajo (por ejemplo, la presencia física en la oficina y la asistencia virtual desde otro lugar) significaba que los participantes virtuales tenían una peor experiencia que las personas presentes en la sala de reuniones. La presencia virtual suponía ser ciudadano de segunda. La evolución hacia el trabajo híbrido como modelo más permanente crea una oportunidad para igualar las condiciones y crear una experiencia impecable en todos los canales de trabajo. Los sistemas de oficina inteligentes contribuirán a este proceso y ya existe mucha innovación en este ámbito.
 

A medida que la gente empiece a trabajar de forma híbrida, necesitaremos salas de reuniones con tecnología audiovisual avanzada y un diseño que cree una experiencia igual en todos los canales. Las aplicaciones en el lugar de trabajo también pueden permitir la igualdad digital y redefinir la experiencia del lugar de trabajo combinado. La aplicación se convertirá en la puerta de entrada a la experiencia en el lugar de trabajo al compartir quién ha reservado un día determinado, al sugerir cuándo sería un buen momento para ir a la oficina y al brindar una buena experiencia al usuario cuando llegue al trabajo.
 

A medida que las empresas adopten un enfoque orientado a los dispositivos móviles, el teléfono inteligente se convertirá incluso en un sustituto de la presencia física en el trabajo, ya que se encargará de la experiencia en el lugar de trabajo antes de que la persona aparezca en la oficina. Desde localizar a los compañeros hasta trazar la ruta a una sala de reuniones que se haya reservado, pasando por pedir comida o comprobar la disponibilidad de las clases o el tiempo de espera en el bar, definirá una nueva forma de interacción con el espacio de trabajo, pero no es la única tecnología que replanteará la presencia en el trabajo. 

Vamos a fijarnos, por ejemplo, en el auge de las tecnologías de pizarra digital que tienden un puente entre los participantes físicos y virtuales en las reuniones de colaboración, capturando todos los datos en pizarras virtuales y enviándolos a todos los participantes. Esto significa que, al final de la reunión, todos los participantes tendrán la misma información compartida con ellos en igualdad de condiciones. O la inversión a gran escala de las empresas en realidad aumentada (AR) y realidad virtual (VR) como parte de su estrategia para mantener la colaboración entre equipos y con los clientes.
 

La empresa de servicios profesionales PricewaterhouseCoopers, por ejemplo, ha comprado miles de cascos de realidad virtual para permitir que los empleados que necesitan mantener el distanciamiento social puedan participar en las reuniones de equipo. La empresa está rediseñando sus oficinas con zonas de reunión tipo cafetería, al tiempo que duplica su inventario de cascos de VR. Por su parte, los ejecutivos de Fidelity International han probado un auditorio de VR, respondiendo a las preguntas de sus compañeros y recorriendo los pasillos en un entorno virtual. Bank of America ha anunciado una colaboración con la empresa de realidad virtual Strivr para introducir la realidad virtual en su formación en el lugar de trabajo.

Aunque la AR y la VR están recibiendo la máxima atención durante el boom del gasto tecnológico impulsado por la pandemia, las empresas también están experimentando con avatares y realidad extendida (XR), importando técnicas de la industria del videojuego para intentar transformar la experiencia de los empleados y los niveles de compromiso. La evidencia científica respalda la idea de que los entornos virtuales pueden tener un impacto similar al del entorno físico, lo que significa que las situaciones laborales se pueden simular a distancia. Una investigación de IBM descubrió que las soluciones de XR para la oficina reducen notablemente el tiempo que los empleados dedican a completar las tareas, permiten el rápido dominio de las habilidades y reducen enormemente los errores y la necesidad de llamadas de soporte. Aunque la XR lleva varios años en el radar de los espacios de trabajo, es ahora cuando las grandes empresas están empezando a darse cuenta de su potencial para replantear la presencia en las oficinas del futuro.

Sin embargo, antes de que nos dejemos llevar demasiado por visiones de la ciencia ficción, hay que decir que diversas encuestas globales a empleados realizadas desde el inicio de la crisis de la COVID-19 apuntan en otra dirección. Parece que la gente no quiere pasar todo el día teletrabajando con un casco de realidad virtual. En general, los empleados desean volver a la oficina, sobre todo los más jóvenes, pero no quieren ir todos los días. Tampoco quieren volver a la oficina como era antes de la pandemia. Quieren volver a un entorno de trabajo más inteligente y centrado en las personas, que responda mejor a sus necesidades y expectativas.
 

Es necesario adoptar modelos flexibles en los que los empleados tengan la autonomía y la posibilidad de elegir cómo trabajar en la oficina y cuándo acudir a ella. Si bien es evidente que se trata de una exigencia no negociable para el personal, plantea una serie de retos nuevos para las organizaciones, sobre todo en lo que respecta a la gestión de los equipos y a los niveles de ocupación en la oficina. Tres días a la semana en la oficina y dos días en otro lugar es el modelo que anuncian ahora muchas grandes empresas. Los martes, miércoles y jueves se consideran los días más populares para acudir a la oficina, aunque esto no sea una regla inamovible, según las investigaciones.
 

Esto significa que habrá distintas limitaciones de ocupación y aspectos a tener en cuenta a lo largo de la semana, y lo más probable es que la presencia física en el edificio varíe según la semana. La única forma en que las organizaciones pueden aumentar su capacidad de resistencia y estar preparadas para las fluctuaciones de la asistencia es mediante la recopilación y el análisis de datos sobre la ocupación. Podemos esperar que los sistemas inteligentes conectados se utilicen para fomentar la seguridad y la recuperación en el lugar de trabajo, pero también pueden utilizarse para crear un entorno más resiliente para el futuro. El énfasis de estos sistemas está pasando de la ingeniería de los encuentros ocasionales y el fomento de la creatividad antes de la pandemia a mantener la seguridad de las personas y programar los edificios para que cumplan los protocolos de distanciamiento social después de ella.
 

Desde hace algún tiempo, las aplicaciones inteligentes de navegación y seguimiento en interiores se encargan de que los trabajadores puedan utilizar sus espacios de trabajo de forma eficiente. Ahora pueden dirigir a las personas a zonas menos ocupadas de la oficina. Los mismos sistemas conectados pueden identificar las zonas de la oficina que se han utilizado mucho y programar la desinfección de distintas zonas de la oficina. Los datos de los sensores inteligentes no solo son capaces de contribuir a un diseño más seguro de la oficina mediante la regulación de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, sino también determinar de forma definitiva cómo se utiliza la oficina y cuándo. Las aplicaciones de gestión del espacio pueden dar a los responsables de toma de decisiones una idea real de los niveles de uso a lo largo del tiempo, sustituyendo las meras conjeturas por datos concretos y análisis predictivos para contribuir a la planificación a largo plazo.